Datenschutzerklärung für Kunden und Kooperationspartner

Für uns, Degeler Consulting e.U, Bruno-Marek-Allee 5/10/6, 1020 Wien, Österreich („Degeler Consulting", „wir", „uns"), ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein wichtiges Anliegen. Dementsprechend ist für uns die Einhaltung des geltenden Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO"), des österreichischen Datenschutzgesetzes („DSG") und des österreichischen Telekommunikationsgesetzes („TKG") selbstverständlich.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und die Zwecke der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Leistungserbringung.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen – also deren Identität bestimmt oder zumindest bestimmbar ist. Darunter fallen zB Name, Geburtsdatum, E‑Mail-Adresse, IP-Adresse, etc.

Datenverarbeitungen

Allgemeine Kontaktaufnahme

Wenn Sie über die oben angeführten Kontaktdaten oder sonstigen Kontaktinformationen Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ((Benutzer-)Name, E‑Mail-Adresse, Telefonnummer, postalische Adresse und Ihre Anfrage sowie allfällige darin enthaltenen Dokumente, Bilder und Unterlagen) zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO bzw unsere berechtigten Interessen nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO an der raschen Erledigung Ihrer Anfrage und Reaktion auf allfällige Rückfragen.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Kontaktanfragen für eine Dauer von sechs Monaten, damit wir auf Folgefragen angemessen reagieren können. Eine längere Speicherdauer erfolgt nur, wenn es zu einer Geschäftsbeziehung kommt, aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (7 Jahre nach § 132 BAO und § 212 UGB) oder zur Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen (insbesondere § 1484 ff ABGB).

Geschäftsbeziehung und Vertragserfüllung

Sowohl für den Abschluss des Vertrags über die von uns zu erbringenden Dienstleistungen als auch für dessen Erfüllung ist die Bereitstellung von Daten – unter anderem personenbezogenen Daten – erforderlich, die wir in weiterer Folge verarbeiten. Grundsätzlich verarbeiten wir Daten von zwei unterschiedlichen Gruppen von Betroffenen: Ihre Daten als Kunden sowie jene der MitarbeiterInnen.

Im Rahmen der Kundenbetreuung und Erfüllung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Stammdaten: Wir verarbeiten Stammdaten des Unternehmens sowie der Ansprechpartner (zB Firmenwortlaut; Geschäftsanschrift; Name, E‑Mail-Adresse, Telefonnummer und Position des Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens).
• Allgemeine Daten zur Geschäftsbeziehung: Wir verarbeiten grundlegende Daten zur Vertragsbeziehung mit Ihnen bzw Ihrem Unternehmen, insbesondere Vertragsdaten und Vertragsänderungen, Rechnungs- und Auftragsdaten und Daten zu Zahlungseingängen.
• Inhalte zur Geschäftsbeziehung: Ziel unserer Beratungstätigkeit ist die Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen, um ganzeinheitliche Lösungen zur Effizienzsteigerung zu entwickeln. Zu diesem Zweck erhalten wir Einblicke in diverse Unterlagen, Prozesse und Strategien des Unternehmens und führen Gespräche mit MitarbeiterInnen. Folglich verarbeiten wir sowohl die in den Unterlagen enthaltenen Daten als auch MitarbeiterInnendaten. Letztere umfassen unter anderem den Namen, die berufliche E‑Mail-Adresse und Telefonnummer des Mitarbeiters bzw der Mitarbeiterin, die Position des Mitarbeiters bzw der Mitarbeiterin innerhalb des Unternehmens, Kommunikationsdaten sowie damit zusammenhängende Daten.

Diese Datenverarbeitung beruht auf Basis der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber als Kunde gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Sofern es sich um Daten von MitarbeiterInnen handelt, beruht die Datenverarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen als auch jener unserer Kunden an der optimalen Durchführung der beauftragten Dienstleistung und somit der Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden. Klarstellend wird festgehalten, dass die betroffenen Personen, insbesondere die MitarbeiterInnen unserer Kunden, unter keinen Umständen verpflichtet sind, Daten zur Verfügung zu stellen, die für die Dienstleistungserbringung irrelevant sind. Sensible Daten im Sinne des Art 9 DSGVO (zB Gesundheitsdaten oder Daten zur Religionszugehörigkeit) verarbeiten wir nur vorbehaltlich der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Personen. Grundsätzlich verarbeiten wir standardmäßig jedoch keine sensiblen Daten. Die betroffene Person ist jederzeit berechtigt, ihre freiwillig erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, zB per E‑Mail an privacy [at] degeler [dot] consulting.

Wir speichern Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung grundsätzlich so lange, wie das Geschäftsverhältnis besteht. Darüber hinaus speichern wir Daten aufgrund unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (7 Jahre nach § 132 BAO und § 212 UGB) oder zur Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen (insbesondere § 1484 ff ABGB). Sofern die Datenverarbeitung auf Basis einer freiwillig erteilten Einwilligung beruht, so speichern wir die entsprechenden personenbezogenen Daten längstens bis zum Widerruf der Einwilligung.

Analyse von Gesprächsaufzeichnungen und Datenprotokollen

Im Rahmen unserer Tätigkeit zeichnen wir Gespräche (zB mit Personal) auf. Diese Gesprächsaufzeichnungen werden in weiterer Folge mittels künstlicher Intelligenz analysiert und gefiltert, um eine To-Do-Liste und Agenda zu erstellen und ganzeinheitliche Strategien und Lösungen zur Effizienzsteigerung des Unternehmens zu entwickeln.

In diesem Zusammenhang verarbeiten wir personenbezogene Daten des Gesprächspartners (Name, Bilddaten, Stimme und Gesprächsinhalte). Die Gesprächsaufzeichnung wird automatisiert in ein Wortprotokoll übertragen und relevante Daten (insbesondere Aufgaben und interne Abläufe) aus der Gesprächsaufzeichnung herausgefiltert. Die Datenverarbeitung im Rahmen der Gesprächsaufzeichnung erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. In diesem Zusammenhang informieren wir Sie vor Beginn der Gesprächsaufzeichnung über die Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage und Ihre Rechte – insbesondere Ihr Widerrufsrecht nach Art 7 Abs 3 DSGVO. Nach Gesprächsbeendigung übersenden wir den Gesprächsteilnehmern die Gesprächsaufzeichnung.

Unter Umständen können aus den Gesprächsaufzeichnungen in Bild und Ton sensible Daten iSd Art 9 DSGVO hervorgehen (zB Gesundheitsdaten aufgrund des Tragens einer Brille). Klarstellend wird festgehalten, dass die mit der Gesprächsaufzeichnung einhergehende Datenverarbeitung nicht dem Zwecke der Verarbeitung von sensiblen Daten dient. Sensible Daten (zB Gesundheitsdaten oder Daten zur Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit) verarbeiten wir nur vorbehaltlich Ihrer ausdrücklichen Zustimmung (Art 9 Abs 2 lit a DSGVO) zur Verarbeitung dieser Daten.

Wir verarbeiten Daten aus Gesprächsprotokollen oder sonstigen Unterlagen mittels künstlicher Intelligenz, um Agenden und Aufgaben zu definieren und Strategien zur Unternehmensoptimierung des Kunden zu entwickeln. Die Datenverarbeitung basiert auf Basis unserer berechtigten Interessen nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO an der optimalen und effizienten Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber dem Kunden sowie zur Arbeitserleichterung. Die Datenverarbeitung findet sohin teils automatisiert statt. Da die Datenverarbeitung auch automationsgestütztes Profiling umfasst, kommt Ihnen ein Widerspruchsrecht nach Art 21 DSGVO zu.

Die KI-gestützte Auswertung erfolgt teils lokal auf unserer eigenen Infrastruktur (ohne Weitergabe an Dritte), teils durch Auftragsverarbeiter, die personenbezogene Daten auch in Drittländern (insbesondere den USA) verarbeiten können. Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, stützen wir sie auf geeignete Garantien nach Art 46 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) bzw auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (etwa das EU-US Data Privacy Framework).

Sie werden als Betroffener keinesfalls einer Entscheidung gemäß Art 22 DSGVO unterworfen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruht und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die Ergebnisse der automatisierten Verarbeitung werden jedenfalls von uns gesichtet und geprüft sowie mit weiteren Datenquellen (insbesondere Geschäftsunterlagen und -informationen) verknüpft und abgeglichen. Darüber hinaus resultiert die automationsunterstützte Datenverarbeitung in keiner Entscheidung oder Bewertung, die eine unmittelbare Wirkung in der Außenwelt entfaltet.

Wir speichern die Bild- und Tonaufzeichnung bis zur Übertragung der Gesprächsdaten in Protokolle. Darüber hinaus speichern wir Bild- und Tonaufzeichnungen zur besseren Nachverfolgung und wiederholten Wiedergabe von Schulungen, (Produkt-)Demonstrationen sowie Präsentationen und Darstellungen von Erhebungen und Arbeitsergebnissen. Wir speichern Ihre Daten längstens bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder der Beendigung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen, je nachdem, welches Ereignis früher eintritt. Die in Gesprächsprotokollen und sonstigen Unterlagen enthaltenen sowie daraus abgeleiteten personenbezogenen Daten speichern wir grundsätzlich so lange, wie das Geschäftsverhältnis mit dem Kunden besteht. Eine längere Speicherdauer erfolgt zur Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen (insbesondere § 1484 ff ABGB).

CRM-Datenbank

Marketing

Zum Zwecke des Customer-Relationship-Managements (CRM) verarbeiten wir Stammdaten von Kunden ((Firmen-)Name, Adresse, E‑Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie allgemeine Vertragsdaten, um die Beziehung und Bindung zu unseren Kunden zu pflegen und unsere Marketingstrategie danach auszurichten. Dabei verarbeiten wir diese personenbezogenen Daten, um Sie als Kunden gelegentlich über unsere Tätigkeiten, Dienstleistungen und Angebote zu informieren.

Rechtsgrundlage für postalisches Marketing sind unsere berechtigten Interessen nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Elektronisches Direktmarketing (zB Newsletter) erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer freiwilligen und ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm § 174 TKG. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (zB per E‑Mail an privacy [at] degeler [dot] consulting oder über den „Unsubscribe"-Link in jedem Newsletter).

Wir speichern die genannten personenbezogenen Daten nach Beendigung der Geschäftsbeziehung für einen Zeitraum von drei Jahren nach Ihrem letzten Kontakt mit uns, sofern Sie nicht vorher der Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zwecke widersprochen bzw Ihre erteilte Einwilligung widerrufen haben.

Networking

Darüber hinaus verfügen wir über ein breites Netzwerk, um Kunden und Geschäftspartner miteinander zu vernetzen. Sofern ein Kontakt in unserem Netzwerk Unterstützung in einem spezifischen Bereich benötigt und wir einen entsprechenden Dienstleister zur Lösung der Problemstellung kennen, kontaktieren wir gerne diesen Dienstleister und stellen den Kontakt her. Zu diesem Zweck führen wir eine CRM-Datenbank, in der wir die beruflichen Kontaktdaten (Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Stellenbeschreibung und Tätigkeitsfeld) unserer Kontakte/Partner verarbeiten.

Rechtsgrundlage hierfür sind unsere berechtigten Interessen zur Aufrechterhaltung und Erweiterung unseres beruflichen Netzwerks sowie Ihre berechtigten Interessen an der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung durch uns. Folglich verarbeiten wir Ihre beruflichen Kontaktdaten gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Eine elektronische Kontaktaufnahme erfolgt vorbehaltlich Ihrer freiwilligen, ausdrücklichen und jederzeit widerrufbaren Einwilligung nach Art 6 Abs 1 lit a DSGVO.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange, bis der entsprechende Verarbeitungszweck erreicht wird. Darüber hinaus überprüfen wir in angemessenen Abständen unsere CRM-Datenbank und löschen Ihre personenbezogenen Daten zum Ablauf des Kalenderjahres, wenn Sie seit mehr als zwei Jahren keinen Kontakt mehr zu uns gehabt haben. Zudem löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie der Datenverarbeitung widersprechen.

Veranstaltungsfotografie

Im Rahmen von Events, Workshops und Veranstaltungen werden unter Umständen Fotos von Eventteilnehmern angefertigt. Diese Aufnahmen dienen einerseits internen Dokumentationszwecken sowie externen Marketingzwecken zur Bewerbung unserer Dienstleistungen (zB in den sozialen Medien). Im Rahmen der Veranstaltungsfotografie können daher Bilddaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage für die Veranstaltungsfotografie ist grundsätzlich unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO an der internen Dokumentation der Veranstaltung sowie an der Durchführung von Werbemaßnahmen. Sie können der Datenverarbeitung gemäß Art 21 DSGVO widersprechen, sofern sie diese nicht wünschen. Einen Widerspruch können Sie beispielsweise direkt auf der Veranstaltung äußern oder im Nachgang per E‑Mail an privacy [at] degeler [dot] consulting bekanntgeben. Sofern die Datenverarbeitung nicht auf berechtigte Interessen gestützt werden kann (zB aufgrund von Nahaufnahmen von Personen) erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen und freiwilligen Einwilligung. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (zB per E‑Mail an privacy [at] degeler [dot] consulting).

Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir sie für die Erfüllung der dargestellten Zwecke benötigen. Sofern wir Ihre Daten nicht mehr benötigen, werden sie aus unseren Systemen gelöscht bzw unwiderruflich anonymisiert, sodass Sie nicht mehr identifiziert werden können.

Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Daten zur Geltendmachung und Verteidigung unserer Rechtsansprüche erforderlich sind. Die Aufbewahrung der Daten unterliegt dabei den gesetzlichen Verjährungsfristen (insbesondere § 1484 ff ABGB).

Weitere Informationen zu den Speicherfristen finden Sie bei den entsprechenden Verarbeitungsprozessen.

Empfänger personenbezogener Daten

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten selbstverständlich streng vertraulich und halten den Kreis der Empfänger bewusst klein („Need-to-know-Prinzip").

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Einzelfall und im erforderlichen Ausmaß an folgende Empfänger, die als eigenständige Verantwortliche agieren:

• Gerichte, Behörden und andere öffentliche Einrichtungen, sofern dies gesetzlich vorgesehen ist (zB Datenschutzbehörde, Finanzbehörde; staatliche Gerichte);
• Externe Dritte auf Basis unserer berechtigten Interessen an der Geltendmachung, Durchsetzung und Verteidigung unserer Rechtsansprüche (Rechtsvertreter und Versicherungen, Wirtschaftsprüfer, sonstige Berater).

Darüber hinaus setzen wir auch externe Anbieter, zB virtuelle AssistentInnen oder IT-Dienstleister ein, die unter Umständen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Dies ist erforderlich, um die beauftragten Dienstleistungen erbringen zu können. Diese externen Dienstleister sind Auftragsverarbeiter gemäß Art 28 DSGVO, die zur Geheimhaltung verpflichtet sind und Ihre personenbezogenen Daten nur in unserem Auftrag, auf Basis unserer Weisungen und zur Erbringung der beauftragten Leistungen verarbeiten.

Für den Fall, dass personenbezogene Daten an Empfänger in Drittstaaten außerhalb der EU übermittelt werden und für den betreffenden Drittstaat kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art 45 DSGVO besteht, erfolgt die Übermittlung im Einzelfall vorbehaltlich geeigneter Garantien gemäß Art 46 DSGVO bzw gegebenenfalls durch Einwilligung für bestimmte Zwecke.

Datensicherheit

Für uns ist Datensicherheit eine Selbstverständlichkeit. Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art 32 DSGVO getroffen, um die Geheimhaltung und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Betroffenenrechte

Als Betroffener kommen Ihnen folgende Betroffenenrechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art 15 DSGVO) über die von mir über Sie verarbeiteten Daten,
• Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO) von unrichtigen Daten,
• Recht auf Löschung (Art 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung (Art 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO) der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art 7 Abs 3 DSGVO), zB per E‑Mail an privacy [at] degeler [dot] consulting,
• Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO), wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben (insbesondere Profiling).

Darüber hinaus haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu erheben. In Österreich ist das:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
E‑Mail: dsb@dsb.gv.at

Vor einer formellen Beschwerde oder sofern Sie Fragen/Bedenken zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie uns gerne unter privacy [at] degeler [dot] consulting kontaktieren. Wir stehen Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite.