Das Wichtigste in Kürze
- Ein Personal User Manual, auch Manual of Me oder persönliche Bedienungsanleitung, beschreibt, wie du arbeitest, entscheidest und Feedback gibst.
- Es ersetzt keinen Vertrag: Leistungsumfang, Honorar und Haftung bleiben im Vertrag, das Manual regelt den Umgang miteinander.
- Der beste Zeitpunkt ist direkt nach dem ersten Gespräch und vor dem Projektstart, mit der Bitte, es vor dem Kickoff zu lesen.
- Das Dokument wirkt als Filter: Wer nicht zusammenpasst, merkt es, bevor es teuer wird.
Ein Personal User Manual, auch Manual of Me oder persönliche Bedienungsanleitung genannt, ist ein kurzes Dokument, das beschreibt, wie du arbeitest, wie du entscheidest und wie du Feedback gibst. Felix Degeler, Gründer von Degeler Consulting (DC) in Wien, schickt so ein Dokument jedem Kunden nach dem ersten Gespräch und vor dem Projektstart. Es ersetzt keinen Vertrag, sondern klärt die Erwartungen, die in keinem Vertrag stehen.
2023 habe ich dieses Dokument geschrieben und mich ein halbes Jahr lang nicht getraut, es zu verschicken. Mein Gedanke: Das schickt man Kunden doch nicht, zu persönlich, zu angreifbar. Heute bekommt es jede und jeder, bevor wir zusammenarbeiten.
Was ist ein Personal User Manual?
Ein Personal User Manual ist eine Bedienungsanleitung für die Zusammenarbeit mit einem Menschen: kein Vertrag, keine AGB, sondern eine Beschreibung von Arbeitsweise, Entscheidungsstil, Feedback-Kultur und Eigenheiten.
Die Begriffe gehen durcheinander. User Manual, Personal User Manual, Manual of Me, persönliche Bedienungsanleitung: Gemeint ist immer dasselbe. Ich nenne meins persönliche Nutzerbedingungen für die Zusammenarbeit mit mir als Mensch.
Drin steht, wie ich arbeite, wie ich entscheide und wie ich Feedback gebe. Und auch, was mich als Mensch ausmacht. Das Format ist bewusst eine Bedienungsanleitung und kein Werbeprospekt. Es beschreibt Eigenheiten, statt sie zu verstecken.
Genau das hat mich anfangs zögern lassen: Wer schickt schon freiwillig eine Liste seiner Eigenheiten an jemanden, den er gerade erst kennenlernt?
Warum kommt ein User Manual besser an als jeder Vertrag?
Weil es beantwortet, was ein Vertrag offenlässt: wie man im Alltag miteinander umgeht. Das schafft Klarheit, bevor die erste Reibung entsteht.
Der Wendepunkt kam mit einem neuen Kunden. Ich habe das Dokument einfach mitgeschickt, mit der Bitte, es vor dem Start zu lesen. Die Reaktion war besser als auf jeden Vertrag, und die Zusammenarbeit war von Anfang an klarer.
Ein Vertrag regelt, was passiert, wenn etwas schiefgeht. Nutzerbedingungen regeln, wie man miteinander umgeht, damit es gar nicht so weit kommt. Erwartungen, die sonst erst nach Wochen durch Reibung sichtbar werden, liegen ab dem ersten Tag auf dem Tisch.
Wie schreibe ich eine Bedienungsanleitung für mich selbst?
Gliedere dein Manual of Me in sechs Abschnitte und beantworte in jedem ein paar Leitfragen in deiner eigenen Sprache. So gehst du vor:
Abschnitt 1, Wie ich arbeite: Wann bin ich am produktivsten? Arbeite ich lieber in langen Fokusblöcken oder in kurzen Takten? Brauche ich zuerst das große Bild oder zuerst die Details? Schreibe ich lieber, oder rede ich lieber?
Abschnitt 2, Wie ich entscheide: Entscheide ich schnell und korrigiere später, oder brauche ich Zeit und Unterlagen? Welche Informationen muss eine Entscheidungsvorlage enthalten, damit ich Ja oder Nein sagen kann? Wer entscheidet im Zweifel?
Abschnitt 3, Wie ich Feedback gebe und bekomme: Bin ich direkt oder eher vorsichtig? Will ich Kritik sofort hören oder gesammelt? In welchem Rahmen, schriftlich, im Gespräch, unter vier Augen?
Abschnitt 4, Wie und wann ich erreichbar bin: Über welchen Kanal erreicht man mich für Dringendes, über welchen für alles andere? Wie schnell antworte ich in der Regel? Wann bin ich bewusst nicht erreichbar? Wie ich das für mich organisiere, beschreibe ich in Zeitmanagement ist ein System.
Abschnitt 5, Was mich nervt: Welche Verhaltensweisen bringen mich zuverlässig aus dem Konzept? Unklare Aufträge, Meetings ohne Ziel, stille Planänderungen? Dieser Abschnitt ist der unbequemste und der wertvollste.
Abschnitt 6, Was ich von dir brauche: Was muss mein Gegenüber liefern, damit ich gut arbeiten kann? Zugänge, Ansprechpersonen, Entscheidungen bis zu einem bestimmten Punkt, offene Rückmeldung, wenn etwas nicht passt?
Halte das Dokument so kurz, dass es vor dem Kickoff auch gelesen wird. Schreib so, wie du sprichst, nicht wie eine Stellenanzeige. Und überarbeite es, wenn du in einem Projekt etwas Neues über dich gelernt hast.
Wie kläre ich Erwartungen mit neuen Kunden vor Projektstart?
Schick dein User Manual direkt nach dem ersten Gespräch, mit der Bitte, es vor dem Start zu lesen. Dann ist die Arbeitsweise geklärt, bevor der Projektdruck beginnt.
Der Zeitpunkt ist entscheidend. Vor dem ersten Gespräch wirkt das Dokument wie eine Bedingung für das erste Gespräch. Nach dem Kickoff ist es zu spät, weil die ersten Missverständnisse dann schon passiert sind.
Im Kickoff lohnt sich eine kurze Rückfrage: Was hat dich überrascht, was siehst du anders? Aus diesen Antworten entstehen die Spielregeln für das konkrete Projekt. Wer danach Verantwortung für was trägt, klären wir mit Ownership statt Schuldfrage.
Wann passt ein Personal User Manual nicht?
Ein Personal User Manual passt nicht, wo Formalität gewollt ist: bei Ausschreibungen und in stark formalisierten Konzernprozessen. Dort zählen vorgegebene Unterlagen, und ein persönliches Dokument wirkt fehl am Platz.
In einer Ausschreibung bewertet ein Einkauf nach festen Kriterien. Ein Dokument über Eigenheiten fließt dort nicht in die Bewertung ein und kann im schlechtesten Fall unprofessionell wirken. Besser: Du bringst es nach dem Zuschlag ins Spiel, beim ersten Arbeitstreffen.
Es ersetzt den Vertrag nicht. Leistungsumfang, Honorar, Haftung, Nutzungsrechte und Datenschutz gehören in den Vertrag. Das Manual regelt den Umgang miteinander, nicht die Rechte und Pflichten.
Und es ist kein Freibrief. Wer seine Eigenheiten beschreibt, übernimmt Verantwortung dafür, statt sich hinter einem „So bin ich halt“ zu verstecken.
Ein Filter für beide Seiten
Seitdem geht das Dokument nach dem ersten Gespräch an alle raus. Wer damit gut klarkommt, mit dem arbeite ich hervorragend. Wer nicht, mit dem fange ich besser gar nicht erst an.
Das klingt hart, nimmt aber beiden Seiten die böse Überraschung vom ersten Tag. Für jedes Team gilt: Wer beschreibt, wie er arbeitet, spart sich viele Missverständnisse, die sonst teuer werden. Wie wir Zusammenarbeit von Anfang an klar aufsetzen, gehört bei uns zu jedem Projektstart.
